Données d’entreprise
Vangelder Solutions BV
Pastorijstraat 27
9100 Nieuwkerken-Waas
Belgique
N° TVA BE 0802.046.676
E-mail : [email protected]
mijnuren est un produit SaaS de Vangelder Solutions BV. Dans ces documents, « nous », « notre » ou « Vangelder Solutions » désigne cette société ; « mijnuren » ou « la plateforme » désigne le service logiciel que nous fournissons.
Déclaration de confidentialité
Vangelder Solutions BV attache une grande importance à la protection des données à caractère personnel. Nous traitons les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation d’exécution belge.
Cette déclaration de confidentialité s’applique au site web mijnuren.be et à sa version française mesheures.be, ainsi qu’aux applications mobiles mijnuren pour iOS et Android. Les applications traitent les mêmes catégories de données que la plateforme web (voir ci-dessous) et utilisent, comme l’application web, Sentry pour les rapports de plantage (région de données UE, identifiant utilisateur pseudonymisé, pas d’adresse IP). Les applications ne contiennent ni publicités, ni identifiants publicitaires, ni traceurs analytiques ou marketing.
1. Qui est responsable ?
Pour les sites web mijnuren.be et mesheures.be ainsi que pour la gestion commerciale, Vangelder Solutions BV (voir les données d’entreprise ci-dessus) est le responsable du traitement. Pour la plateforme elle-même, nous agissons en qualité de sous-traitant pour le compte du client-employeur, qui est responsable du traitement des données de ses travailleurs.
2. Quelles données traitons-nous ?
- Identification : nom, adresse e-mail, fonction, équipe, ancienneté.
- Données de congés et de temps : demandes, soldes, heures encodées, jours de maladie.
- Documents téléversés : certificats médicaux (conservés chiffrés).
- Données techniques : moments de connexion, adresse IP, type de navigateur — exclusivement pour la sécurité et la détection d’erreurs. Lors de la connexion et sur les formulaires publics, nous utilisons Cloudflare Turnstile contre les robots et le spam ; celui-ci traite à cette occasion votre adresse IP.
- Données de facturation de l’entreprise cliente (abonnement en ligne) : nom de la société, numéro de TVA, adresse de facturation et données de paiement — aucune donnée de travailleurs individuels.
- Notes de frais et tickets (module Notes de frais) : une photo d’un ticket accompagnée du montant, de la date, de la catégorie et de la description — uniquement lorsque votre employeur utilise le module Notes de frais.
Catégories particulières. Les motifs de maladie et d’absence ainsi que les certificats médicaux téléversés sont des données de santé — une catégorie particulière au sens de l’art. 9 du RGPD. Nous les traitons exclusivement pour le compte de votre employeur, sur la base de l’art. 9(2)(b) du RGPD (obligations et droits en matière de droit du travail et de la sécurité sociale). Elles sont conservées chiffrées et ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées au sein de votre organisation.
Lorsque votre employeur utilise le module Notes de frais, vous pouvez prendre une photo d’un ticket via l’application ou en choisir une dans votre photothèque. Cette photo est enregistrée chiffrée, avec les données de la dépense (montant, date, catégorie, description), dans l’environnement sécurisé de votre employeur et n’est visible que par vous et par les personnes qui évaluent les notes de frais au sein de votre organisation. Les photos sont utilisées uniquement pour le traitement de votre note de frais et sont supprimées lorsque vous retirez une dépense introduite. L’application n’a accès à votre appareil photo ou à votre photothèque qu’au moment où vous ajoutez vous-même une photo.
3. À quelles fins les utilisons-nous ?
- La fourniture du service mijnuren (base légale : exécution du contrat).
- Les obligations légales relatives à l’administration des salaires et à l’enregistrement du temps de travail (base légale : obligation légale de l’employeur).
- La sécurité, la prévention de la fraude, la détection d’erreurs (base légale : intérêt légitime).
- La communication à propos du service — pas de marketing sans consentement.
4. Avec qui les partageons-nous ?
Uniquement avec nos sous-traitants ultérieurs. La liste complète, leur localisation et les garanties figurent dans notre registre des traitements. Le stockage et le traitement principal de vos données de plateforme ont lieu au sein de l’Espace économique européen. Certains sous-traitants ultérieurs ont une société mère ou des établissements de support hors de l’EEE et peuvent, de ce fait, y avoir accès depuis un pays tiers pour du support ou de la maintenance ; cela se produit sous les garanties du chapitre V du RGPD (décision d’adéquation, EU-US Data Privacy Framework ou clauses contractuelles types de l’UE). Un traitement passe délibérément par un réseau mondial : la protection contre les robots sur notre formulaire d’inscription, qui traite à cette occasion votre adresse IP. Pour le traitement des paiements d’abonnement, nous partageons les données de facturation de l’entreprise cliente (et non celles de travailleurs individuels) avec notre partenaire de paiement Mollie B.V. (Pays-Bas, UE). Aucune vente ni transmission à des tiers à des fins de marketing.
5. Combien de temps les conservons-nous ?
- Pendant la durée du contrat avec le client-employeur.
- Après la fin : 30 jours pour l’export, ensuite suppression — sauf si le client demande une durée de conservation plus longue ou si des obligations légales de conservation (législation sociale) imposent un délai plus long.
- Certificats médicaux : au maximum la durée légale de conservation des attestations d’incapacité de travail.
- Journaux et données techniques : 12 mois au maximum.
6. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition et — lorsque le traitement repose sur le consentement — du droit de retirer ce consentement à tout moment, sans préjudice des traitements effectués auparavant. Les travailleurs exercent ces droits via leur employeur (administrateur RH) ; les clients-employeurs via [email protected]. Nous répondons dans les 30 jours. Pas satisfait ? Vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.
7. Sécurité
TLS en transit, chiffrement au repos chez nos partenaires d’hébergement, vérification en deux étapes obligatoire pour les administrateurs et les rapporteurs, et séparation entre environnements clients au niveau de la base de données. Nous réalisons une sauvegarde quotidienne de la base de données, conservée sept jours ; les fichiers téléversés n’en font aujourd’hui pas encore partie. Les décisions relatives aux congés, aux notes de frais et aux états de prestations sont consignées avec l’utilisateur et l’horodatage — il s’agit d’une piste d’approbation, pas d’un historique complet des modifications, et les accès en lecture ne sont pas consignés. Tout est détaillé à l’annexe C de notre contrat de sous-traitance ; une description technique peut être fournie sur demande.
8. Modifications de cette déclaration
Les modifications substantielles sont annoncées au moins 30 jours à l’avance par e-mail aux administrateurs clients.
Conditions générales
Ces conditions s’appliquent à toute offre, tout contrat, toute commande en ligne via app.mijnuren.be et toute prestation de services de Vangelder Solutions BV relative à mijnuren, sauf dérogation écrite expresse. Le service s’adresse exclusivement aux entreprises (B2B).
1. Définitions
- Prestataire : Vangelder Solutions BV, TVA BE 0802.046.676.
- Client : l’entreprise qui souscrit un abonnement à mijnuren.
- Utilisateur : un travailleur ou collaborateur du Client ayant accès à la plateforme.
- Service : l’application SaaS mijnuren, y compris l’hébergement, les mises à jour et le support.
- Abonnement en ligne (Standard) : l’abonnement que le Client souscrit et gère lui-même en ligne via app.mijnuren.be (infrastructure partagée, résiliable chaque mois).
- Contrat Enterprise : le contrat sur offre avec environnement dédié, installation et accompagnement à l’implémentation — proposé commercialement sous le nom MijnUren Accompagné (MijnUren Begeleid).
- Modules : fonctionnalités optionnelles (telles que Notes de frais, Documents ou Sous-traitance) que le Client peut activer par environnement, avec ou sans supplément.
- Contrat de sous-traitance (DPA) : le contrat conforme à l’art. 28 du RGPD qui régit le traitement des données à caractère personnel par le Prestataire pour le compte du Client, avec les sous-traitants ultérieurs actuels repris dans le registre des traitements.
2. Formation et durée
Abonnement en ligne : le contrat est formé au moment où le Client achève le processus de commande en ligne sur app.mijnuren.be et où le premier paiement est effectué (ou, pour les formules gratuites, au moment de l’activation). L’abonnement court par mois et est chaque fois tacitement prolongé d’un mois. Le Client peut résilier à tout moment via le portail client ; l’accès est maintenu jusqu’à la fin de la période déjà payée. Il n’y a pas de remboursement pour le mois en cours. Le Service étant proposé exclusivement aux entreprises, aucun droit de rétractation du consommateur ne s’applique.
Contrat Enterprise : le contrat est formé à la signature de l’offre ou de la confirmation de commande. Durée standard : 12 mois, tacitement prolongée pour des périodes successives de 12 mois, résiliable moyennant notification écrite 60 jours avant l’échéance.
3. Prix et facturation
Abonnement en ligne :
- Les prix par utilisateur et par mois et par module sont ceux affichés au moment de la commande ou de l’activation, chaque fois hors TVA. Les tarifs actuels et le modèle complet de paliers et de réductions figurent sur la page des tarifs.
- Minimum 5 utilisateurs. Tout abonnement payant vaut pour 5 utilisateurs au minimum. Le montant mensuel est calculé sur le plus élevé de (a) le nombre d’utilisateurs actifs et (b) 5 — le plancher mensuel s’élève ainsi à 30 € (Base) ou 60 € (Complet), chaque fois hors TVA, même si moins de 5 utilisateurs sont actifs.
- Réduction de volume. À partir du 25e utilisateur, une réduction de 25 % s’applique sur le tarif utilisateur de la formule choisie (Base 4,50 €, Complet 9 € par utilisateur à partir du 25e).
- Les modules payants optionnels de la formule Base sont facturés par utilisateur : +3 € par utilisateur et par mois et par module. Le module Sous-traitance est gratuit.
- Le paiement s’effectue mensuellement et anticipativement par domiciliation SEPA, traitée par notre partenaire de paiement Mollie B.V. Le nombre d’utilisateurs actifs (avec un minimum de 5) et les modules activés déterminent le montant mensuel ; les modifications sont régularisées lors du prélèvement suivant (pas de prorata au sein du mois).
- Après chaque prélèvement, le Client reçoit automatiquement une facture par e-mail ; toutes les factures restent téléchargeables dans le portail client.
- En cas d’échec d’un prélèvement, le Client reçoit un rappel avec une nouvelle tentative de recouvrement. À défaut de paiement, l’accès à l’environnement peut être suspendu jusqu’à régularisation ; les données du Client sont dans ce cas conservées.
- Les formules ou modules offerts gratuitement peuvent être rendus payants ou supprimés par le Prestataire, moyennant annonce au moins 60 jours à l’avance.
- Les modifications de prix (autres que l’indexation) sont annoncées au moins 30 jours à l’avance ; en cas de désaccord, le Client peut résilier sans frais à la date d’entrée en vigueur.
Contrat Enterprise :
- Les frais d’installation sont uniques et payables à la signature.
- Le forfait mensuel est facturé anticipativement, annuellement ou trimestriellement au choix.
- Délai de paiement : 30 jours à compter de la date de facture. En cas de retard de paiement : intérêts de plein droit conformément à la loi sur le retard de paiement + indemnité forfaitaire de 10 % (min. 40 €).
Tous les prix s’entendent hors TVA et peuvent être indexés annuellement selon l’indice Agoria, avec un maximum de 5 % par an.
4. Niveau de service (SLA)
- Disponibilité : 99,5 % mesurée sur une base mensuelle (hors maintenance planifiée).
- Maintenance planifiée : annoncée au moins 48 h à l’avance, de préférence en dehors des heures de bureau.
- Délai de réaction aux incidents critiques : dans les 4 heures ouvrables (forfait de base) — plus rapide en cas de contrat de support de première ligne actif.
5. Obligations du Client
- Fourniture en temps utile des données de base pour l’installation.
- Utilisation correcte conforme aux conditions d’utilisation acceptable (pas de rétro-ingénierie, pas d’usage détourné, pas de contenu illicite).
- Sécurisation des identifiants de connexion et désignation d’un administrateur responsable.
- Respect des obligations RGPD à l’égard de ses propres travailleurs (obligation d’information, registre des traitements, etc.).
Le traitement des données à caractère personnel par le Prestataire pour le compte du Client est régi par le Contrat de sous-traitance (DPA), qui fait partie intégrante du présent contrat. Les modifications des sous-traitants ultérieurs se déroulent comme décrit dans le registre des traitements.
Pour qui souscrit à MijnUren Solo : le traitement des données à caractère personnel que l’indépendant place lui-même dans MijnUren Solo — ses donneurs d’ordre, ses encodages et ses factures — est régi par l’annexe de traitement des données MijnUren Solo, qui fait partie intégrante des présentes conditions générales.
6. Propriété intellectuelle
Tous les droits sur le logiciel, le code source, le design et la documentation restent la propriété de Vangelder Solutions BV. Le Client reçoit un droit d’usage non exclusif et non transférable pour la durée du contrat. Les données du Client restent la propriété du Client.
7. Responsabilité
Vangelder Solutions BV n’est responsable que du dommage direct et prévisible résultant d’une faute lourde démontrable ou d’un dol. La responsabilité totale est en tout état de cause limitée au montant que le Client a payé au cours des 12 mois précédant le fait dommageable. Le dommage indirect (manque à gagner, perte de chiffre d’affaires, atteinte à la réputation, perte de données due à des causes externes) est exclu. Ces limitations ne s’appliquent ni au dommage résultant d’un dol ou d’une faute lourde de Vangelder Solutions ou de ses préposés, ni au dommage corporel ou à tout autre dommage qui, selon le droit belge impératif, ne peut être limité ou exclu.
8. Force majeure
Aucune des deux parties n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution résultant d’un cas de force majeure (cyberattaque sur l’infrastructure d’un sous-traitant ultérieur, catastrophe naturelle, guerre, pandémie, mesures des pouvoirs publics).
9. Résiliation
- Abonnement en ligne : la résiliation est possible à tout moment via le portail client (voir article 2) ; le contrat prend fin à l’expiration de la période payée.
- En cas de manquement grave : résiliation possible moyennant mise en demeure par envoi recommandé et délai de réparation de 30 jours.
- En cas de fin de contrat : export des données disponible pendant 30 jours, ensuite suppression conformément à la déclaration de confidentialité.
10. Droit applicable et litiges
Le présent contrat est exclusivement régi par le droit belge. Les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Flandre-Orientale, division Saint-Nicolas.
11. Modifications
Vangelder Solutions BV peut modifier les présentes conditions. Les modifications substantielles sont annoncées au moins 30 jours à l’avance. En cas de désaccord, le Client peut résilier à la date d’entrée en vigueur.