Gestion des congés
Dans la plupart des PME, l’administration des jours de vacances est éparpillée entre un tableur, une boîte mail et la tête d’une seule personne. Ça fonctionne — jusqu’au jour où cette personne est elle-même en congé. Ci-dessous : pourquoi le suivi des congés en Belgique est plus compliqué qu’un simple compteur, et comment mijnuren le résout.
Pourquoi ce n’est pas un seul compteur
Sur le papier, un solde de congés est simple : on part d’un nombre de jours, on retire ce que la personne prend. Dans la pratique, un employeur belge tient plusieurs sortes de jours en parallèle, chacune avec sa propre règle.
Vos jours de vacances légaux se constituent sur la base de l’année précédente. Qui entre en service en cours d’année ne démarre donc pas avec un crédit complet. Votre secrétariat social calcule le droit ; vous, vous suivez ce qui est pris.
La réduction du temps de travail est indépendante de vos vacances légales : autre origine, autres règles, souvent d’autres conditions de prise. Qui met les jours de RTT dans la même colonne que les congés finit par se tromper — généralement en décembre, quand chacun veut solder ses jours restants.
De nombreux secteurs et entreprises octroient des jours supplémentaires à mesure que l’ancienneté augmente. Le nombre de jours et le moment où ils s’ouvrent varient selon le secteur ou l’accord d’entreprise — exactement le genre de règle qui reste figée sur une ancienne valeur dans un tableur.
Un après-midi libre n’est pas un jour de congé. Dès que vous autorisez les demi-journées — et pratiquement chaque PME le fait —, votre compteur doit savoir travailler avec 0,5. Arrondir produit après un an un écart dont plus personne ne se sort.
Si un jour férié légal tombe un samedi ou un dimanche, il est remplacé par un autre jour. Quel jour ce sera, cela se convient dans votre entreprise ou votre secteur — ce n’est pas une décision logicielle. Mais cet accord doit bien figurer dans le même calendrier que vos congés, sinon votre total mensuel ne tombe pas juste.
Maladie
Dans mijnuren, la maladie est un type distinct qui ne réduit aucun solde. Qui est malade une semaine ne perd ni congés, ni RTT, ni jours d’ancienneté — mais les jours figurent bien dans la fiche mensuelle, pour que vos totaux mensuels et votre export soient corrects. Vous voyez aussi immédiatement combien de jours de maladie ont été enregistrés cette année.
Le certificat médical est joint au dossier du collaborateur, pas à une boîte mail. Il est conservé chiffré et n’est accessible qu’aux personnes habilitées au sein de votre organisation. Un certificat est une donnée de santé et demande donc un peu plus de soin qu’une annexe ordinaire — voici comment nous la traitons.
Vers votre secrétariat social
En fin de mois, vous exportez vers Excel : par mois, par équipe ou par personne. Les demi-journées sont converties, chaque type occupe sa propre colonne et les totaux figurent en bas. C’est le fichier que vous transmettez pour le traitement de la paie — sans recopier, sans casse-tête le dernier jour ouvrable.
mijnuren ne remplace pas votre secrétariat social. Que vous travailliez avec SD Worx, Acerta, Group S, Liantis ou un autre bureau : nous fournissons des données d’heures et de congés propres, eux font les salaires. Comme une fiche mensuelle soumise est figée, le chiffre que vous transmettez reste le chiffre présent dans le système.
Qui enregistre déjà proprement aujourd’hui a une bonne longueur d’avance sur l’obligation d’enregistrement du temps annoncée — lisez ce que 2027 signifie pour votre PME.
Vie privée & durée de conservation
Qui a pris congé quand, et surtout qui a été malade quand, sont des données à caractère personnel ; les données de maladie relèvent même d’une catégorie particulière. Le stockage et le traitement principal ont lieu au sein de l’Espace économique européen, et vos données sont conservées aussi longtemps que vous êtes client chez nous. Si le contrat prend fin, vous disposez de 30 jours pour exporter, après quoi nous supprimons — sauf si une obligation légale de conservation ou votre propre demande impose un délai plus long. Les journaux techniques sont conservés douze mois au maximum, et vos données restent toujours exportables : pas d’enfermement propriétaire. L’explication complète figure dans notre déclaration de confidentialité.
Base 6 € ou Complet 12 € par utilisateur et par mois, à partir de 5 utilisateurs. Vous installez votre environnement vous-même, ou nous le faisons avec vous.
Vous préférez un environnement entièrement configuré pour vous, avec vos soldes existants importés ? C’est MijnUren Accompagné — prix sur mesure.
Questions fréquentes
Oui. Congés légaux, RTT, jours d’ancienneté et maladie ont chacun leur propre compteur, et vous pouvez y ajouter vos propres types. Chaque type se décompte selon sa propre règle, de sorte que deux sortes de jours ne se retrouvent jamais dans la même colonne.
Chaque jour ouvrable se compose d’un matin et d’un après-midi. Une demi-journée de congé retire 0,5 jour du solde, sans arrondi. Dans la pratique, une PME a rarement besoin de plus de détail que matin et après-midi.
Le collaborateur introduit sa demande, le responsable approuve ou refuse. Ce n’est qu’après approbation que le jour figure au calendrier et est retiré du solde. Tout le monde voit le même état — fini les mails épars et les billets.
Non. La maladie est un type distinct qui ne réduit aucun solde — elle figure bien dans la fiche mensuelle, pour que vos totaux mensuels soient corrects. Le certificat médical est joint au dossier du collaborateur, conservé chiffré et visible uniquement par les personnes habilitées.
Un export Excel par mois, par équipe ou par personne : demi-journées converties, chaque type dans sa propre colonne, totaux en bas. mijnuren ne remplace pas votre secrétariat social — il fournit à SD Worx, Acerta, Group S ou Liantis des données d’heures et de congés propres pour le traitement de la paie.
Votre question reste sans réponse ? Écrivez-nous — nous répondons sous un jour ouvrable.
Cette page explique le fonctionnement de mijnuren et ne constitue pas un avis juridique. Pour l’application de vos règles sectorielles, votre secrétariat social reste l’interlocuteur.
Comment mijnuren s’en occupe
Chaque type son compteur, et tout le monde voit le même état
mijnuren est construit autour de la pratique belge. Congés, RTT, ancienneté et maladie sont des types distincts avec leur propre compteur, et l’unité de calcul est la demi-journée. Pour le reste, nous gardons l’outil volontairement petit : pas de suite RH pour laquelle il faut un mode d’emploi.
5,5 jours pris
4 jours pris
Entièrement disponible
Aucun certificat en cours
- Un compteur par type. Congés, RTT, ancienneté et maladie coexistent, avec vos propres types en plus si vous en utilisez.
- Des demi-journées sans arrondi. Chaque jour ouvrable a un matin et un après-midi ; une demi-journée retire 0,5. Si un solde passe en négatif, vous le voyez immédiatement.
- Jours fériés belges intégrés. Ils sont déjà remplis dans le calendrier, les week-ends sont grisés. Personne ne doit plus les cocher ni les déduire.
- Demande avec approbation. Le collaborateur introduit sa demande de congé, le responsable approuve ou refuse. C’est seulement ensuite que le jour figure au calendrier et quitte le solde.
- Le solde est visible des deux côtés. Le collaborateur voit ses jours restants au-dessus de sa fiche mensuelle, les RH la vue par équipe. Cela élimine l’essentiel des questions.
- Le mois se verrouille. À la soumission, la fiche mensuelle est figée. Une correction reste possible, mais via une demande que vous approuvez — pas en écrasant une cellule.
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